Reservation Supervisor - Giám Sát Đặt Phòng

• Giám sát hoạt động đặt phòng hằng ngày, đảm bảo mọi booking được xử lý chính xác, đúng quy trình và đúng chính sách khách sạn.

• Tiếp nhận và xử lý đặt phòng qua email, điện thoại, website, OTA và các kênh trực tiếp.

• Đảm bảo thông tin booking được nhập vào PMS đầy đủ: giá, billing, thông tin khách, sở thích, market segment.

• Phản hồi mọi yêu cầu của khách trong vòng 24 giờ; gửi xác nhận, thay đổi và hủy phòng kịp thời.

• Nắm vững thông tin giá, gói phòng, ưu đãi và dịch vụ của khách sạn để tư vấn hiệu quả.

• Phối hợp FO, HK, FnB và các bộ phận liên quan để xử lý yêu cầu đặc biệt, đưa đón sân bay, early check-in/late check-out.

• Hỗ trợ Front Office khi đông khách hoặc thiếu nhân sự: hỗ trợ check-in/check-out, giải đáp thắc mắc, nhận cuộc gọi.

• Quản lý đặt phòng trên OTA: xử lý booking, tin nhắn, thay đổi; giám sát tình trạng phòng, stop-sell, overbooking và parity.

• Hỗ trợ Revenue/FO trong việc cập nhật giá, đóng/mở ngày bán, tải giá, điều chỉnh khuyến mãi và nội dung OTA.

• Theo dõi booking pace, pickup, xu hướng thị trường; cảnh báo rủi ro hoặc cơ hội về doanh thu.

• Tham gia báo cáo: pickup, forecast, arrivals, cancellations, OTA production.

• Đảm bảo phân khúc khách, rate code và nguồn booking được ghi nhận chính xác cho mục đích phân tích doanh thu.

• Giải quyết thắc mắc, yêu cầu và phàn nàn của khách một cách chuyên nghiệp; cập nhật hồ sơ và sở thích khách hàng.

• Báo cáo các trường hợp bất thường, rủi ro overbooking hoặc lỗi hệ thống cho cấp quản lý.

• Duy trì hồ sơ đặt phòng và thư mục dữ liệu sạch, đầy đủ; tuân thủ SOP của khách sạn.

• Tham gia các cuộc họp, đào tạo nội bộ và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm Reservations hoặc Front Office tại khách sạn upscale/luxury.

• Ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc với OTA/PMS.

• Có kinh nghiệm tại khách sạn boutique hoặc upscale là lợi thế.

Kiến thức chuyên môn

• Hiểu rõ quy trình đặt phòng, workflow của OTA và PMS.

• Kiến thức tốt về quản lý giá, phân phối phòng và các nguyên tắc revenue cơ bản.

Kỹ năng

• Giao tiếp tốt qua email & điện thoại; kỹ năng hành văn chuyên nghiệp.

• Tổ chức tốt, chú ý chi tiết và độ chính xác cao.

• Khả năng làm việc độc lập, tư duy xử lý vấn đề tốt.

• Bình tĩnh, kiên nhẫn và chuyên nghiệp dưới áp lực.

• Tinh thần teamwork mạnh, hỗ trợ FO khi cần.

• Tác phong chuyên nghiệp, grooming chuẩn mực.

Phẩm chất cá nhân

• Trưởng thành, đáng tin cậy, định hướng dịch vụ.

• Chính trực, chuyên nghiệp và có trách nhiệm cao.

• Kỹ năng quản lý thời gian, đa nhiệm hiệu quả; làm việc được trong môi trường áp lực.

Trình độ

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học ngành Quản trị Khách sạn, Kinh doanh hoặc liên quan (ưu tiên).

• Tiếng Anh tốt, đặc biệt là kỹ năng viết.