Quản Lý Hồ Sơ Dự Án

1.1 Tham gia xây dựng hệ thống quản lý tài liệu trên SharePoint

• Làm việc trực tiếp với CĐT và Tư vấn giám sát để thống nhất:
• Cách đặt mã số tài liệu (Document Coding / Numbering System)theo quy ước chung toàn dự án.
• Biểu mẫu chuẩn(Templates) cho các loại tài liệu: transmittal, submission, RFI (Request for Information), NCR (Non-Conformance Report), MOM...
• Cấu trúc thư mục & metadatatrên SharePoint (ví dụ: theo Work Package, Discipline, Revision).
• Quy trình phê duyệt(Approval Workflow): trình tự, người duyệt, thời gian phản hồi.

1.2 Quản lý vận hành tài liệu hàng ngày

• Thu thập hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ từ tư vấn thiết kế, nhóm thiết kế, nhà cung cấp, rồi upload và biên chế đúng chuẩn.
• Theo dõi trạng thái tài liệu trên SharePoint (submitted – under review – approved/rejected).
• Đảm bảo kiểm soát phiên bản (Revision Control), không để xảy ra việc sử dụng sai version.
• Lập báo cáo định kỳ cho Project Manager và cập nhật tình hình phê duyệt từ CĐT.

1.3 Onsite coordination tại VSIP Bình Dương

• Làm việc trực tiếp với CĐT và Tư vấn giám sát để xử lý ngay các vướng mắc trong quá trình trình duyệt tài liệu.
• Hỗ trợ đào tạo/ hướng dẫn sử dụng SharePoint cho nhà thầu phụ và các nhóm liên quan tại công trường.
• Sẵn sàng tham gia các buổi họp kỹ thuật liên quan đến Document Control System

• Tốt nghiệp: Đại học trở lên.
• Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh.
• Kỹ năng: Giao tiếp, làm việc nhóm, phân tích, thuyết trình, …
• Phẩm chất: Trung thực, kỷ luật, tư duy tổ chức, chịu áp lực.
• Kinh nghiệm: 2-3 năm làm việc ở vị trí tương tự.
• Tuổi: 26 – 35 tuổi