Nhân Viên Admin Kiêm Chăm Sóc Khách Hàng

TỔNG QUAN / JOB SUMMARY:
Nhân viên hành chính kiêm Chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm đảm bảo các công tác hành chính trong phạm vi tòa nhà, hỗ trợ bộ phận Chăm sóc khách hàng, đảm bảo tiến độ công việc. / Admin cum Customer Service is responsible for ensuring administrative tasks within the building, supporting the Customer Service department, and ensuring the work progresses as planned.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC / RESPONSIBILITIES:

• Công tác hành chính / Admin tasks:
  • Tiếp nhận các chỉ thị trực tiếp về công việc hàng ngày từ Trưởng ban Quản lý / Receive direct instructions about the daily tasks from the Property Manager.
  • Sắp xếp lịch hẹn / thời gian làm việc cho các bộ phận khi có yêu cầu / Arrange appointment /working schedule for departments when being required.
  • Sắp xếp và phối hợp tổ chức các cuộc họp dưới sự chủ trì của Trưởng ban Quản lý / Arrange and coordinate meetings under the chairmanship of the Property Manager.
  • Tham dự và ghi lại biên bản cuộc họp nếu được yêu cầu / Attend and record minutes of the meeting if being required.
  • Soạn thảo và phân phối các bản ghi nhớ, thông tin và các công văn có tính chất công việc được đề xuất bởi Trưởng ban Quản lý / Prepare and distribute memos, information and working documents proposed by Property Manager.
  • Lưu trữ các điều lệ, quy định của Tòa nhà một cách khoa học / Store the rules and regulations of the Building in a scientific way.
  • Gửi các thông tin cần thiết đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng / Send quickly necessary information to all employees.
  • Soạn thảo, dịch thuật các công văn đến và công văn đi lưu trữ và thu thập các văn bản cần thiết liên quan đến công tác điều hành của công ty / Draft and translate incoming and outgoing documents store and collect necessary documents related to the company's operations.
  • Đảm bảo các báo cáo hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng / hàng quý / hàng năm được soạn thảo và nộp đúng thời hạn / Ensure all daily / weekly / monthly / quarterly / annually reports are prepared and and submitted on schedule.
  • Hỗ trợ Trưởng ban Quản lý thương thảo với các nhà cung cấp /các nhà thầu về những vấn đề cần thiết trong công tác điều hành và các hoạt động của tòa nhà khi được chỉ định / Assist the Property Manager in negotiating with suppliers /contractors on necessary issues within building operations when being appointed.
  • Thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác được giao bởi Trưởng ban Quản lý và Trợ lý Trưởng ban Quản lý / Perform all other duties assigned by Property Manager and Assistant to Property Manager.
• Công tác Chăm sóc khách hàng / Customer Service tasks:
  • Nhận tất cả các khiếu nại / yêu cầu từ khách thuê và chuyển đến bộ phận liên quan hoặc báo cáo trực tiếp cho quản lý bộ phận. Theo dõi các trường hợp cho đến khi đươc giải quyết xong / Receive all complaints / requests from tenants and forward to relevant department or report directly to line manager. Keep tracking of the cases until it is resolved.
  • Kiểm soát khách ra vào tòa nhà. Phát hành thẻ an ninh / thẻ nhà thầu, ghi chú thông tin vào sổ theo dõi công việc hằng ngày và sổ báo cáo / Control guests in and out of the building. Issue security card / contractor card, note information in daily work tracking book and report.
  • Hỗ trợ khách thuê đăng ký thẻ xe tháng / Support tenants to register parking cards.
  • Checklist hàng ngày cho khu vực tiền sảnh / Daily checklist for Front Office.
  • Kiểm tra và xác nhận về việc đăng ký di chuyển tài sản vào / ra từ khách thuê / Verify and confirm the property movement registration in / out from tenants.
  • Theo dõi yêu cầu sửa chữa của khách thuê / Follow tenants’ repair request.
• Giám sát nhà thầu / Vendors management:
  • Thường xuyên kiểm tra số lượng nhân viên được cung cấp bởi các nhà thầu phụ / Regularly check the number of staff provided by subcontractors.
  • Kiểm tra công việc hàng ngày và định kỳ nhằm đảm bảo tất cả công việc được thực hiện theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ / Inspect daily and periodic work to ensure that all tasks are carried out according to the service contract agreement.
  • Thực hiện checklist hàng ngày / Daily checklist.
  • Kiểm soát, theo dõi việc xuất nhập tồn kho vật tư vệ sinh của tòa nhà. Thực hiện đặt hàng, giao nhận vật tư vệ sinh / Monitor and track the inventory of cleaning supplies in the building, including ordering and receiving supplies.
  • Kiểm soát, theo dõi việc xuất nhập tồn kho văn phòng phẩm của Ban Trưởng ban Quản lý. Thực hiện đặt hàng và giao nhận văn phòng phẩm / Monitor and track the inventory of office supplies for the Building Management Office, including ordering and receiving office supplies.

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh / Graduate from College or University majoring in Business Administration.
• Kỹ năng ứng xử đàm phán và giao tiếp tốt với đồng nghiệp khách hàng và các bên liên quan khác / Strong interpersonal, negotiation and communication skills for liaising with colleagues, customers and other stakeholders.
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (MS Word, Excel) / Proficient in Microsoft Office (MS Word, Excel).
• Sử dụng tiếng Anh thành thạo Nói và Viết / Proficient English (Both Speaking and Writing).
• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan ưu tiên kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bất động sản / At least 1 year experience in related field Experience in real estate management is an advance.
• Có khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin, cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin / Ability to work with information technology resources, databases and spreadsheets for collection and information management.
• Chủ động có năng lực linh hoạt và sẵn sàng học hỏi / Proactive, competency, flexibility and a willingness to learn.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm / Organizational and time management skills with the ability to work multitasking.
• Trình độ học vấn để viết báo cáo và thuyết trình / Literacy for writing reports and presentations.
• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực / Ability to work effectively under pressure.
• Sáng tạo trí tưởng tượng và khả năng vận dụng sáng kiến / Creativity, imagination and the ability to use initiative.
• Kỹ năng làm việc nhóm phân tích và giải quyết vấn đề tốt / Good teamwork, analytical and problem solving skills.