Hành Chính Văn Thư

• Theo dõi tình trạng chứng thư (CT):

Xuất CT theo thông tin nhận được:

• Kiểm tra, chỉnh sửa định dạng các file trong CT, in CT theo thông tin báo xuất
• Trình ký, đóng dấu
• Scan file sau đó nén file và lưu vào folder
• Đóng cuốn và gửi thư đi

• Theo dõi quy trình lưu thông hồ sơ của từng phòng ban (gửi đến/gửi đi), kịp thời hỗ trợ phát sinh sự cố hay phát sinh ngoài ý muốn.
• Chuyển trạng thái CT trên hệ thống, nhập mã vận đơn gửi thư, theo dõi tình trạng các thư được gửi.
• Lưu trữ chứng thư theo quy định của Công ty và quy định của văn thư lưu trữ.
• Theo dõi, quản lý, cập nhật và báo cáo các thiết bị văn phòng phẩm:

• Theo dỗi số lượng giấy A4, A5, bìa chứng thư, gáy lò xo,… cùng một số văn phòng phẩm khác và thông báo tình trạng (số lượng/hết/cần mua thêm,…)
• Theo dõi trạng thái các máy in Ricoh, Canon, Epson và thông báo nếu có lỗi, máy bị hư hoặc máy hết mực

• Trực tiếp in ấn, photo, scan tài liệu cho các phòng ban đồng thời lưu trữ, bảo quản gốc.
• Theo dõi trang thái các loại hợp đồng và lưu trữ theo đúng quy trình của văn thư.
• Hỗ trợ tiếp nhận thư đến phân phát cho từng phòng ban
• Gửi thư đi, nhập mã bill lên phần mềm và file theo dõi riêng của Công ty
• Một số công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc.

• Nam/Nữ tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành hành chính, văn thư, lưu trữ,…
• Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, tạo được sự tin tưởng trong các mối quan hệ.
• Tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, trung thực.
• Cẩn thận, tỉ mỉ có trách nhiệm trong công việc.