Deputy Admin Manager

1. Thủ tục pháp lý cho người nước ngoài:
+ Thực hiện, theo dõi và gia hạn các hồ sơ pháp lý cho người nước ngoài làm việc tại công ty:
- Giấy phép lao động (Work Permit)
- Visa nhập cảnh
- Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card – TRC)
+ Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ người nước ngoài đầy đủ và khoa học.

2. Hỗ trợ chuyên gia, nhân viên người Trung Quốc:
- Hỗ trợ trong việc nhập cảnh, lưu trú, làm việc, đăng ký tạm trú, nhà ở, phương tiện đi lại...
- Hỗ trợ các vấn đề hành chính phát sinh trong thời gian chuyên gia làm việc tại công ty.

3. Quản lý công việc hành chính tổng quát:
- Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài: bảo vệ, nhà ăn, dịch vụ đưa đón chuyên gia, đồng phục, căn hộ, gửi xe công nhân viên, in ấn ....
- Quản lý và theo dõi các hợp đồng dịch vụ.
- Quản lý việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, các thiết bị , dụng cụ văn phòng ( internet, điện thoại, máy photo, ...)
- Lập đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp
- Theo dõi các khoản chi phí liên quan đến hành chính: điện, nước, internet, điện thoại, internet, văn phòng phẩm, căn hộ..
- Theo dõi các khoản tạm ứng của phòng Admin ( tài xế, nhân viên...)

4. Xây dựng & cải tiến quy trình hành chính:
- Phối hợp xây dựng, rà soát và cải tiến quy trình hành chính nội bộ phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.
- Đảm bảo các hoạt động hành chính tuân thủ chính sách công ty và pháp luật.

5. Quản lý đội nhóm hành chính:
- Hỗ trợ Giám đóc Hành chính - Nhân sự: phân công và giám sát công việc của các thành viên trong nhóm.
- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên hành chính mới.
- Theo dõi hiệu suất làm việc, đề xuất khen thưởng/kỷ luật và hỗ trợ giải quyết sự cố nội bộ.
- Là đầu mối làm việc với các phòng ban khác trong công ty về các vấn đề hành chính.

6. Báo cáo & công việc khác:
- Tổng hợp báo cáo chi phí hành chính, tình trạng hồ sơ pháp lý, lịch trình xe đưa đón, ăn uống...
- Hỗ trợ hồ sơ phục vụ kiểm toán, đoàn thanh tra (nếu có).
- Xử lý các công việc phát sinh theo yêu cầu từ cấp trên

- Ưu tiên thành thạo Tiếng Anh hoặc Tiếng trung
- Có hơn 5 kinh nghiệm làm việc ở công ty sản xuất nước ngoài
- Có kinh nghiệm làm Work Permit, Visa, thẻ tạm trú cho người nước ngoài
- Tinh thần trách nhiệm cao, linh hoạt, cẩn thận và làm việc nhóm tốt.
- Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt